Per quanto concerne specificatamente le procedure e le istruzioni è utile che anche queste vengano standardizzate nella loro struttura formale al fine di individuare sempre il punto di interesse.
La tipologia e quantità di procedure ed istruzioni dipende dal tipo di azienda e dal tipo di attività.
Ogni procedura, normalmente, definisce la gestione generale dell’azione; il dettaglio viene normalmente descritto nelle istruzioni operative che riportano non solo l’azione, ma anche le singole operazioni per una sua corretta esecuzione. In questo caso si può trattare dell’utilizzo di un certo macchinario, della manipolazione di un ben determinato preparato pericoloso, della pulizia e taratura di una certa attrezzatura.
Le registrazioni
Elemento fondamentale in tutte le attività, comunque, è la registrazione delle informazioni atte a dimostrare che determinate operazioni sono state eseguite oppure determinate condizioni sono state rispettate.
Le registrazioni sono da distinguere dai documenti in genere e per esempio possono riguardare: reclami, novità legislative importanti per l’azienda, controlli, manutenzioni e calibrazioni eseguite, aspetti ambientali (es. analisi effettuate, ecc.), prove periodiche circa l’attuabilità delle procedure di emergenza, il rispetto degli obiettivi relativi al programma ambientale.
Le registrazioni devono, tra l’altro, dimostrare la conformità legislativa di un’azienda e devono, quindi, essere archiviate e conservate.
L’Audit Ambientale
Successivamente andrà predisposta la sessione di “Audit Ambientale”.
Con il termine “audit” si intende una “valutazione sistematica, documentata, periodica ed obiettiva dell’efficienza dell’organizzazione del sistema di gestione e dei processi destinati alla protezione dell’ambiente ai fini di facilitare il controllo di gestione e valutarne le conformità alle politiche aziendali“.
L’ultima fase del ciclo di pianificazione e realizzazione del “Sistema di Gestione Ambientale” che andrà definito nell’ambito del “Progetto AQUAPONIC EASY FARM”, secondo quanto indicato nelle Norme ISO 14001 e Regolamento 761/2001, consisterà nel controllo e valutazione della realizzazione di quanto effettivamente pianificato attraverso quello che viene definito come “audit del sistema di gestione ambientale”, nonché nella definizione di nuovi obiettivi di miglioramento e nuove aree di azione.
Lo scopo sarà essenzialmente quello di promuovere l’esame di una serie di caratteristiche quali:
Come sarà possibile mettere in pratica un audit?
Importante sarà stabilire una frequenza adeguata per l’effettuazione degli audit (previsti tre anni).
Le attività che andranno realizzate possono essere così schematizzate:
1. Selezione del gruppo di lavoro
2. Preparazione del piano di audit
3. Effettuazione dell’audit
4. Esame dei risultati
5. Elaborazione del rapporto e del piano di audit
Il Riesame della Direzione
Una volta completato l’audit viene richiesta l’effettuazione del Riesame della Direzione.
Il fine è quello di analizzare l’adeguatezza del Sistema di Gestione Ambientale nel suo complesso ed, eventualmente, formulare ipotesi per miglioramenti, variazioni ed implementazioni a partire dalla stessa politica ambientale.
Questa fase è volta, più in particolare, a verificare:
Le valutazioni finali riguarderanno soprattutto:
La Dichiarazione Ambientale
Una volta conclusi l’audit ed il Riesame della Direzione, sarà possibile richiedere la Registrazione EMAS secondo quanto richiesto dal Regolamento Comunitario 761/2001 e ricominciare con la revisione della politica ambientale al fine di ripercorrere il ciclo di miglioramento delle prestazioni ambientali.
Infatti, il Regolamento richiede esplicitamente l’elaborazione, pubblicazione e pubblicizzazione di una dichiarazione ambientale.
La dichiarazione ambientale “mostrerà” all’esterno le prestazioni ambientali complessive dell’impianto con i suoi punti forti e punti deboli nonché possibilità e capacità di miglioramento, deve contenere quindi una descrizione dell’attività e degli effetti che questa ha sull’ambiente, un resoconto dei risultati ottenuti nel campo della protezione ambientale ed una elencazione di quali sono gli obiettivi fissati per il futuro.
La Dichiarazione Ambientale deve essere un documento tale da garantire l’attendibilità dei dati e delle informazioni in esso contenuti e da includere tutte le questioni ambientali rilevanti, ma allo stesso tempo deve essere redatta in forma semplice e comprensibile in quanto indirizzata ad utenti di varia estrazione.
ll Regolamento 761/2001 fornisce un elenco (non esaustivo) degli elementi che una Dichiarazione Ambientale deve comprendere che può essere di seguito sintetizzato:
Il Regolamento EMAS, lascia piena libertà di scelta per quanto riguarda il formato, le dimensioni, la struttura espositiva.
La Dichiarazione Ambientale, secondo i suggerimenti indicati nel Regolamento, è un documento destinato principalmente al pubblico inteso nell’accezione più ampia del termine, vale a dire come l’insieme di tutti i soggetti che hanno qualche interesse riguardo gli effetti che l’attività ha sull’ambiente.
Il principale problema cui l’organizzazione si troverà di fronte è costituito dall’eterogeneità dei soggetti a cui si rivolge, sia per differenti livelli culturali, interessi, conoscenze scientifiche, competenze tecniche e così via.
Di conseguenza anche la redazione, e meglio ancora le modalità di comunicazione della dichiarazione ambientale dovranno tener conto di questo fatto inserendo elementi più tecnici o elementi di più facile comprensione a seconda dell’interlocutore.
Una soluzione perseguibile sarà quella di produrre una dichiarazione chiara, semplice, facilmente comprensibile e concisa (a carattere prettamente divulgativo) ed integrarla poi di volta in volta con allegati più tecnici a seconda dell’interlocutore e del livello di approfondimento cui si vuole arrivare (fatto esplicitamente previsto dal Regolamento CEE), agendo quindi più approfonditamente su una comunicazione e pubblicizzazione specifica, in funzione del pubblico che l’azienda si trova ad affrontare.
L’organizzazione dovrà aggiornare le informazioni ed ogni modifica dovrà essere convalidata ogni anno da un verificatore ambientale.
